Professionnels

Vous êtes Artisan, Commerçant, dirigeant de TPE PME, Association ou Agriculteur.

 

Faire appel à aux services de  « Cap Assistante », vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et de déléguer la saisie des factures, devis, mise sous pli, relances clients... 

 

Notre assistance va au-delà du simple remplacement, car après quelques interventions nous connaissons votre entreprise et ses habitudes. 

Cela améliore notre action et renforce la relation de confiance. 

 

Plutôt que de changer systématiquement d’intervenante, vous pouvez faire appel à une assistante aussitôt opérationnelle.


Prestations

Cap assistante SECRÉTARIAT COURANT Services d’assistance Administrative, Commerciale & en Gestion des Ressources Humaines, à distance ou sur site, pour professionnels ou particuliers, à Baud dans le Morbihan

 

SECRÉTARIAT COURANT

Saisie de documents – Saisie au kilomètre  

Vous avez des fichiers papier ou informatiques pour lesquels vous souhaitez disposer d’une version informatique que vous pourrez modifier et mettre en forme : 

  • documents manuscrits, fichiers scannés, PDF…

Faites appel aux services de Cap Assistante pour :

  • La frappe au kilomètre de votre document ;
  • La mise en forme selon vos consignes ;
  • L’insertion éventuelle d’un index et d’une table des matières ;
  • La livraison du fichier final sous Word ou autre logiciel à définir à l’avance.
Publipostage - Mailing  

Envois en nombre - publipostage :


Vous souhaitez adresser un courrier en masse ou effectuer un mailing?


Nous proposons des solutions de publipostage (avec ou sans impression, mise sous pli et envoi).

Réalisations de diaporamas  

Présentations Powerpoint :


A partir de vos éléments, nous réalisons votre diaporama Powerpoint ou une mise à jour de celui-ci (masque des diapositives, schémas, organigrammes, graphiques, insertion d'images etc.).

Réalisations tableaux et graphiques  

Nous mettons en place vos solutions tableur. En tant qu'expert bureautique, nous réalisons vos tableaux et graphiques Excel

 

Nos missions préférées

  • Assistance téléphonique à vos besoins sur Excel. Conseils, élaboration de vos formules, macro (automatisation de certaines tâche), programmation VBA...
  • Nous développons, corrigeons, modifions et personnalisons vos tableurs afin de les rendre plus efficaces.
  • Conseil pour une fonction d'Excel
  • Aide pour un problème sur un fichier Excel
Mais aussi
  • Tableaux croisés dynamiques
  • Graphique
  • Saisie de données
  • Organisation de données
  • Analyse de données
  • Mise en forme conditionnelles
  • Conversion de PDF/Word à Excel

Quelques exemples de tarifs

 

Nos tarifs peuvent varier selon le nombre de ligne et la complexité de la demande

 

Mise en forme 11 €
Ajout de formules 11 €
Reformatage classique de tableau 11 €
Ajout de formule et extraction 23 €
Création de macro 59 €
Tâche sur mesure Sur devis
Création et mise à jour de base de données 

 

Cap assistante est à votre disposition pour chercher, trouver et enrichir les infos qui manquent à votre base de données via une saisie manuelle informatique directement dans votre fichier ou en ligne :

 

GAGNEZ DU TEMPS ET ÉCONOMISEZ

EN NOUS CONFIANT VOS TÂCHES DE SAISIE

SAISIE DE DONNÉES SUR-MESURE

 

  • Saisie d’informations en base de données à partir de documents papier ou numérisés (enquêtes, sondages, bulletins de participation à des jeux concours, tickets de caisse, fiches d’inscription, etc)
  • Enrichissement de bases de données pour compléter les informations manquantes sur vos clients, prospects ou fichiers entreprises (emails, présence sur les réseaux sociaux, téléphone, fonction dans l’entreprise…)
  • Recherche et saisie manuelle de données disponibles sur Internet (relevés de prix de la concurrence, copier-coller de fiches produit…)
  • Saisie de données de facturation dans des logiciels comptables en ligne (type EBP)
  • Saisie informatique de notes écrites à la main
  • Retranscription d’archives
  • Traitement de notes de frais

 

Nous pouvons aussi réaliser une base de données à partir d’une demande ponctuelle et précise de votre part.

 

Pourquoi perdre votre temps ou celui de vos employés à réaliser ces tâches quand vous pouvez externaliser ce travail à des spécialistes et à un prix attractif ?

 

Si c’est disponible sur Internet, nous le trouverons et créerons la base de données complète dont vous avez besoin.

 

N’hésitez pas à nous contacter, même pour des demandes auxquelles nous n’aurions pas pensé, nous vous répondrons sur leur faisabilité et leur coût dans les plus brefs délais (devis sous 48h).

 

Veille documentaire / Recherche sur Internet   

Selon votre objectif, Cap Assistante effectuera pour vous un travail de veille ou de recherche documentaire. Pour qu'elle puisse mener à bien cette mission, vous devez lui donner des instruction précises : pourquoi ce travail ? A qui et à quoi sont destinées les informations ? Sous quel délai ? ...

Voici quelques exemples de recherches :

  • lister les entreprises présentes sur votre créneau de marché,
  • caractériser l'offre ou la demande d'un produit,
  • vérifier la crédibilité d'un éventuel partenaire / client sur societes.com ou autres,
  • prendre des renseignements 


 

Transcription audio/vidéo   

Nous prenons en charge la saisie et la mise en forme de vos documents à partir de vos enregistrement audio selon vos consignes.

Pour cela, il suffira de lui transmettre par le moyen que vous souhaitez vos fichiers audio. 

Le travail vous sera rendu par mail sous Word dans les délais convenus entre vous.

 

Afin de vous faire gagner du temps, il conviendrait que vous nous précisiez :

  • Le degré de transcription souhaité,
  • Le format de vos fichiers audio,
  • Le délai souhaité.

Transcription audio mot à mot

La minute 2,20 €


La retranscription est un enregistrement audio. Le nombre d'intervenant est égal ou supérieur à 2 personnes. Le débit de paroles est rapide puisqu'il s'agit d'une conversation.

 

Retranscription intégrale (mot à mot) : le fichier son est transcrit dans son intégralité avec toutes les répétitions, hésitations, rires, erreurs de syntaxe... (20 à 25 pages par heures enregistrées).


Transcription audio intégrale épurée

La minute 2,10 €


La retranscription est un enregistrement audio. Le nombre d'intervenant est égal ou supérieur à 2 personnes.

 

Retranscription intégrale épurée : discours retranscrit dans son intégralité avec suppression des hésitations, répartitions et rires (20 à 25 pages par heures enregistrées).


Transcription audio reformulée

La minute 2,80 €


La retranscription est un enregistrement audio. Le nombre d'intervenant est égal ou supérieur à 2 personnes.

 

Retranscription reformulée ; discours fidèlement retranscrit, mais rédigé dans un style correct avec correction des erreurs de syntaxe (15 à 20 pages par heures enregistrées).


Transcription audio synthétisée

La minute 3,10 €


La retranscription est un enregistrement audio. Le nombre d'intervenant est égal ou supérieur à 2 personnes.

 

Retranscription synthétisée : synthèse du discours ne reprenant que les points essentiels (6 à 10 pages par heures enregistrées)


Dictée numérique mot à mot

La minute 1,80 €


La dictée numérique est un enregistrement de courrier, conclusion, assignation, rapport... dicté sur un support audio. Il n'y a qu'un seul intervenant et le débit des paroles est moindre que dans une conversation.

 

Retranscription intégrale (mot à mot) : le fichier son est transcrit dans son intégralité avec toutes les répétitions, hésitations, rires, erreurs de syntaxe... (20 à 25 pages par heures enregistrées).


Classement et archivage   

Documents commerciaux, administratifs ou fiscaux… tous ces papiers font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Pour ne pas se perdre au milieu des méandres administratifs qu’impliquerait une accumulation de papiers, Cap Assistante vous propose une aide à l’archivage et à la conservation des documents de votre entreprise. 

Divers : Envoi de documentation, mise sous pli et envois postaux... 

Envois en nombre - publipostage : Vous souhaitez adresser un courrier en masse ou effectuer un mailing ? Nous proposons des solutions de publipostage (avec ou sans impression, mise sous pli et envoi).

Cap Assistante RESSOURCES HUMAINES (RH) Services d’assistance Administrative, Commerciale & en Gestion des Ressources Humaines, à distance ou sur site, pour professionnels ou particuliers, à Baud dans le Morbihan

 

RESSOURCES HUMAINES (RH)

Gestion du personnel  

  • Mise à jour du registre du personnel
  • Dossiers salariés (habilitation, visite médicale)
  • Suivi des absences
  • DUE
  • Gestion de planning (vérification des horaires salariés, gestion des plannings salariés)
  • Gestion du planning des congés
  • Gestion de la formation (recueil des besoins...)
  • Tableaux de bord sociaux
Assistance au recrutement  

  • Rédaction d'offres d'emplois
  • Diffusion d'annonces presse et/ou web
  • Tri des CV
  • Planification de rendez-vous des candidats sélectionnés
  • Contrôle de références
  • Saisie des courriers ou mails aux candidats (retenus, non retenus)
Contrôle de références   

« L’employeur est tenu de vérifier les diplômes et autres informations avant l’embauche »
Loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992 relative à l’emploi

Nos services

  • Valider l'obtention des diplômes  
  • Authentifier le parcours professionnel décrit dans le CV 
  • Prendre des   références   auprès des anciens employeurs


Nous détectons les CV arrangés

  • Expériences gonflées
  • Responsabilités augmentées
  • Durées rallongées
  • Diplômes arrangés
  • Périodes d'inactivité dissimulées
  • Causes de départ romancées
  • Autres artifices courants


Transparence vis-à-vis du candidat faisant l’objet de la recherche : information et obtention d’un consentement écrit

  • Le responsable d’un traitement de données personnelles doit toujours veiller à :
    • Recueillir le consentement de la personne 
    • Respecter les objectifs du fichier (sa finalité)
    • Protéger le fichier
    • Ne pas divulguer les informations
    • Agir dans la transparence - Informer
    • Déclarer les fichiers

http://www.cil.cnrs.fr/CIL/spip.php?rubrique202

 

Communication RH  

  • Description d'emploi
  • Livret d'accueil / d'intégration
  • Bilan social entreprise
  • Bilan social individuel
Cap Assistante ASSISTANCE COMMERCIALE Services d’assistance Administrative, Commerciale & en Gestion des Ressources Humaines, à distance ou sur site, pour professionnels ou particuliers, à Baud dans le Morbihan

 

ASSISTANCE COMMERCIALE

Devis, Facturation  

  • Saisie des devis, factures et bons de commande
  • Vérifier le paiement des factures
  • Relancer les clients qui n’ont pas encore réglé leur facture à la date d’échéance
Conception et mise à jour des fichiers clients et fournisseurs   

Gérer ses contacts clients et fournisseurs

La constitution d’un fichier clients ou d’un fichier fournisseurs commence par la compilation de leurs coordonnées. Cette base peut ensuite être enrichie par le suivi des échanges : types et montants des commandes, chiffre d’affaires généré, coûts des approvisionnements…

Informatiser son fichier commercial facilite son utilisation et son exploitation.

A QUOI ÇA SERT ?

Améliorer l’accès à l’information

La dématérialisation d’un fichier permet d’accéder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papiers. Il sera facile de retrouver l’historique des échanges avec un partenaire en effectuant une recherche par entreprise, par date, par type de contact (mail, téléphone, RDV...).

Sécuriser les données

Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde.

Exploiter l’information

L’agrégation des informations sur les clients et les fournisseurs permettra d’avoir des statistiques susceptibles d’améliorer sa gestion commerciale (en déterminant par exemple le profil de ses meilleurs clients).

COMMENT FAIRE ?

La messagerie électronique

Les messageries électroniques (e-mails) permettent de stocker les coordonnées de ses partenaires : adresses postales, numéros de téléphone, notes.

Ces informations sont accessibles via tout ordinateur ou téléphone connecté à Internet. Elles peuvent par ailleurs être partagées avec d’autres personnes.

Le tableur

Les logiciels permettant de créer des tableaux, aussi appelés « tableurs », facilitent le tri des informations car chaque colonne correspond à un critère. Vous pouvez donc créer et personnaliser ces critères de description à l’infini.

Les données peuvent également être traduites en statistiques de suivi grâce à de nombreuses formules de calcul.

Le logiciel de gestion commerciale

Il existe de très nombreux logiciels de gestion commerciale, gratuits ou payants, généralistes ou spécialisés dans un métier. Au-delà des contacts, ces logiciels gèrent également les devis, les ventes, les achats ou encore les stocks.

Ils proposent une meilleure lisibilité des informations qu’un tableur.

PRO

Les progiciels

Un progiciel est un logiciel comportant de très nombreuses fonctionnalités et gérant souvent plusieurs fonctions de l’entreprise. Les CRM (gestion de la relation client) et les ERP (progiciel de gestion intégré) sont deux types de progiciels qui permettent de gérer ses contacts mais aussi de nombreuses autres fonctions de l’entreprise. Une CRM permet par exemple de faciliter la gestion d’une équipe commerciale, le suivi des actions marketing et la gestion du service après-vente. Ces « super logiciels », notamment les ERP, sont assez coûteux et longs à installer. Ils sont rarement adaptés aux besoins des TPE.

CRM : Custumer Relashionship Management

ERP : Enterprise Ressource Planning

AVANT DE SE LANCER

Définir ce que l’on veut faire

Souhaitez-vous simplement informatiser votre fichier de contacts ou en faire un support pour lancer des actions commerciales et optimiser vos achats ? Quel budget pouvez-vous dédier à ce projet ?

Il faut définir précisément vos attentes et les hiérarchiser.

Se former

Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d’un outil par le biais d’une formation.

Un des travers classique de l’informatique consiste à n’utiliser que 20% des capacités d’un outil.

Préparer son entreprise

Dans une petite structure, c’est souvent l’outil qui impose l’organisation et non l’inverse. Il est donc important de préparer le personnel de l’entreprise afin d’anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne est nécessaire afin d’avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle.

Les pièges à éviter

Penser que l’outil fera tout

Par manque de préparation en amont et suite à une mauvaise définition de vos besoins, le choix d’une solution peut s’avérer décevant. Il peut exister un décalage important entre vos attentes et les fonctions proposées par la solution. Pour pouvoir exploiter les données, il faut les saisir (et ceci régulièrement) pour que le logiciel ne perde pas tout son intérêt.

Ne sous-estimez pas le temps consacré à la saisie de données.

Trouver la solution miracle gratuitement

Dans la mesure du possible, il est recommandé de prendre une solution reconnue afin de sécuriser son investissement.

D’autant que les solutions bon marché sont souvent limitées.

Faire comme le voisin

Interrogez-vous d’abord sur vos propres besoins et comparez les différentes offres du marché. Ne vous fiez pas à un seul avis.

[Source : doubs.cci.fr - Gerer_ses_contacts_clients_et_fournisseurs.pdf]

 

Tableaux de bord  

  • Création et mise à jour des tableaux de bord
Cap Assistante ASSISTANCE COMMERCIALE Services d’assistance Administrative, Commerciale & en Gestion des Ressources Humaines, à distance ou sur site, pour professionnels ou particuliers, à Baud dans le Morbihan

 

ASSISTANCE COMPTABLE

Réglementation Comptable (à lire)  

Une assistante indépendante ne peut pas proposer la saisie des éléments de comptabilité (écritures) et à fortiori l'édition des états fiscaux (Bilan, TVA, Liasse, fiche de paie…), sans risquer de grosses sanctions.

UNE TÉLÉASSISTANTE PEUT-ELLE EFFECTUER LA COMPTABILITÉ DE VOTRE ENTREPRISE ?

 

Une assistante indépendante ne peut pas proposer la saisie des éléments de comptabilité (écritures) et à fortiori l'édition des états fiscaux (Bilan, TVA, Liasse, fiche de paie…), sans risquer de grosses sanctions.

 

En effet, l’exercice de la comptabilité est réglementé et réservé aux experts-comptables

 

Vous avez le droit de réaliser vous-même vos travaux comptables.

 

Si vous voulez que quelqu’un d’autre s’en charge, vous devez recruter un comptable ou faire appel à un expert-comptable.

 

Tous les prestataires qui effectuent, en leur nom propre et sous leur responsabilité, des travaux comptables sont dans l’illégalité.

 

Voici la définition des travaux comptables telle qu’elle est prévue par l’article 2 de l’Ordonnance n°45-2138 du 19 septembre 1945 (source) :

 

Est expert comptable ou réviseur comptable au sens de la présente ordonnance celui qui fait profession habituelle de réviser et d’apprécier les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail. Il est également habilité à attester la régularité et la sincérité des comptes de résultats.

 

L’expert-comptable fait aussi profession de tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail.

 

Votre téléassistante peut réaliser des missions d’assistance comptabilité

 

Une assistante indépendante peut cependant réaliser des missions d’assistance comptable et même être en relation directe avec votre expert-comptable.

 

Voici quelques exemples des prestations qu’elle peut effectuer en toute légalité :

  • classer les différents éléments comptables (factures, notes de frais…)
  • mettre à jour les différents tableaux de bord
  • faire les rapprochements bancaires
  • suivre la trésorerie, le prévisionnel de l’entreprise
  • création des devis et factures
  • vérifier le paiement des factures
  • relancer les clients qui n’ont pas encore réglé leur facture à la date d’échéance
  • transmettre les documents demandés par votre expert-comptable
  • ...
(Sources : http://www.compta-illegal.fr/ & http://rfcomptable.grouperf.com/ & http://www.gautier-girard.com/)
Classement et archivage  

  • Classer les différents éléments comptables (factures, notes de frais…)
Tableaux de bord  

  • Votre assistante de gestion pourra suivre votre tableau de trésorerie, votre tableau de ventes, vos suivis des marge. Elle pourra mettre en place différents tableaux pour suivre vos performances en fonction de votre activité.
Suivi de trésorerie   

Le tableau de suivi de trésorerie, aussi appelé plan de trésorerie :

  • vous aide à gérer et surtout à anticiper les difficultés de trésorerie mais aussi les passages créditeurs,
  • vous permet de savoir combien de temps votre solde restera débiteur ou créditeur et pour quelle somme,
  • vous indique si vous pouvez envisager un placement de votre excédent de trésorerie ou un financement et pour quelle durée. 

Sous-traitez à Cap Assistante tout ou partie de votre facturation / gestion commerciale : règlement, relance d'impayés, gestion des litiges. La mise en place de cette collaboration est simple.

Si vous disposez d'un système de facturation / suivi des règlements partagé, le travail se fait en temps réel, à distance : le cloud-computing permet cette option. EBP Reports Online en est un exemple.

 

En l'absence de système partagé, il est possible :

  • de mettre en copie de mail votre secrétaire Cap Assistante, à chaque envoi de facture dématérialisée ;
  • de scanner les factures et les lui envoyer ;
  • de créer des listings et les lui faire parvenir.

Elle effectuera ensuite les relances, selon le mode que vous aurez convenu (téléphone et/ou courriers de relance).

 

Rapprochement bancaire   

 

  • Pointer et rapprocher les relevés bancaires :
    Afin de suivre de façon optimale votre trésorerie, de gérer les encaissements clients et les décaissements.
Communication cabinet comptable  

  • Préparer vos pièces comptables, pour les transmettre à votre expert-comptable.
  • Les justificatifs seront classés en fonction de leur nature (factures achats, factures ventes, relevé bancaire…)


Pour toutes autres prestations, n’hésitez pas à nous consulter !


Tarifs 2017

  • Forfait Mensuel
    2 interventions (deux 1/2 journées) par mois
  • A partir de24,5
    par heure *

  • soit 171,5  net par mois

  • Secrétariat
  • Assistance administrative
  • Assistance commerciale
  • Gestion du personnel
  • Contactez-nous
  • Forfait Mensuel
    4 interventions (quatre 1/2 journées) par mois
  • A partir de22
    par heure *


  • soit 308 € net par mois
  • Secrétariat
  • Assistance administrative
  • Assistance commerciale
  • Gestion du personnel
  • Contactez-nous
  • A
    la carte
    (1 heure)
  • A partir de27
    par heure *
  • SUR DEVIS
    Tarif dégressif en fonction du volume d'heures
  • Secrétariat
  • Assistance administrative
  • Assistance commerciale
  • Gestion du personnel
  • Contactez-nous

* Les tarifs indiqués des prestations sont donnés à titre indicatif et ne peuvent en aucun cas remplacer un devis étudié. Ils sont dégressifs selon la durée et la fréquence du travail fourni.

En fonction de la mission fixée, il peut se rajouter des frais de fournitures : enveloppes, papiers, classeurs, chemises… et les Frais kilométriques sont en sus

Les tarifs appliqués pour l'année 2016 sont nets - TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

Ils sont, ici, donnés à titre indicatifs et dégressifs selon la durée et la fréquence du travail fourni.